Confluence dla zespołu kilkunastu osób potrafi kosztować kilkaset złotych miesięcznie, a licencja liczona jest od liczby użytkowników, więc rachunek rośnie razem z zespołem, nawet jeśli korzystacie tylko z ułamka funkcji. BookStack to open source baza wiedzy, która nie próbuje być Jira, wiki i narzędziem do zarządzania projektami naraz, tylko robi jedną rzecz dobrze: porządkuje dokumentację w czytelnej strukturze i daje prosty edytor. Poniżej krok po kroku, jak postawić BookStack na Saplo.
Dlaczego BookStack zamiast Confluence
Confluence ma dwie cechy, które najbardziej doskwierają mniejszym zespołom i agencjom:
- licencja liczona od liczby użytkowników - im więcej osób ma dostęp do dokumentacji, tym wyższy rachunek co miesiąc, niezależnie od tego, jak często faktycznie z niej korzystają,
- rozbudowany interfejs z funkcjami, których większość firm nigdy nie dotknie - integracje z Jirą, makra, szablony korporacyjne, podczas gdy realna potrzeba to często zwykła lista procedur i instrukcji.
BookStack układa treść w prostej hierarchii: półka grupuje książki, książka dzieli się na rozdziały, rozdział na strony. Taka struktura sama w sobie wymusza porządek, więc dokumentacja nie zamienia się z czasem w przypadkowy zbiór podstron bez żadnej logiki, co jest częstym problemem przy zwykłych wiki.
Wymagania
Żeby postawić BookStack na Saplo, potrzebujesz:
- Boxa z uruchomionym Dockerem (silnik włącza go automatycznie przy instalacji z katalogu, wymagane jest nesting w kontenerze, co Saplo ma domyślnie),
- minimum 512 MB RAM wolnego na Boxie i 2 GB miejsca na dysku, co mieści się już w planie Box S,
- domeny albo subdomeny
*.saploapp.plw cenie każdego planu, pod którą stanie baza wiedzy, - bazy MySQL, silnik zakłada ją automatycznie na współdzielonej bazie Saplo i sam wstrzykuje dane połączenia do kontenera, nie musisz nic konfigurować ręcznie.
Instalacja krok po kroku
- W panelu Saplo wejdź w Katalog aplikacji i wybierz BookStack (kategoria "Biznes").
- Wskaż Box z minimum 512 MB wolnego RAM, na którym ma stanąć BookStack, oraz domenę albo subdomenę, pod którą będzie działała baza wiedzy.
- Zatwierdź instalację. Silnik zakłada bazę MySQL, stawia kontener Docker z oficjalnym obrazem
lscr.io/linuxserver/bookstack, wystawia go wyłącznie na loopback Boxa i podpina pod nginx, który serwuje go pod wskazaną domeną z darmowym SSL. Na zewnątrz wystawiony jest tylko port 443, nie surowy port kontenera. - Silnik czeka, aż kontener faktycznie wystartuje, i sprawdza to po zakończeniu
docker compose up, bo sam sukces polecenia nie oznacza, że proces w środku nie wywalił się chwilę później. - Po zakończeniu instalacji baza wiedzy jest dostępna pod wskazaną domeną.
Pierwsza konfiguracja
Obraz BookStack ma wbudowane domyślne konto administratora, więc w odróżnieniu od WordPressa czy Ghosta nie przechodzisz kreatora zakładania konta przy pierwszym wejściu.
- Wejdź pod adres domeny, na przykład
wiedza.saploapp.pl, i zaloguj się danymi domyślnymiadmin@admin.com/password. - Natychmiast po zalogowaniu zmień hasło administratora w Ustawieniach konta, domyślne dane logowania są publicznie znane, więc zostawienie ich choćby na kilka minut to otwarta furtka.
- Załóż pierwszą Półkę (Shelf), na przykład "Procedury firmowe", a w niej pierwszą Książkę (Book), na przykład "Onboarding pracownika".
- Wewnątrz książki dodaj Rozdziały (Chapters) i Strony (Pages) z treścią, edytor działa w trybie WYSIWYG albo markdown, przełączysz go w ustawieniach strony.
- W Ustawieniach → Użytkownicy i role dodaj kolejne osoby z zespołu i przydziel im rolę: przeglądający, edytor albo administrator, uprawnienia można też ustawić osobno dla pojedynczej półki czy książki.
BookStack na Saplo kontra Confluence
| Confluence | BookStack na Saplo | |
|---|---|---|
| Model cenowy | licencja od liczby użytkowników, rośnie z zespołem | stały koszt Boxa, bez limitu kont |
| Struktura treści | przestrzenie i strony, elastyczna, ale łatwo o bałagan | wymuszona hierarchia: półka, książka, rozdział, strona |
| Zakres funkcji | pełny pakiet korporacyjny, integracje z Jirą i innymi narzędziami Atlassiana | skupiony wyłącznie na dokumentacji, bez rozpraszaczy |
| Gdzie są dane | infrastruktura Atlassiana | Twój Box |
| Krzywa uczenia | wymaga wdrożenia zespołu w interfejs | prosty edytor, znajomy z pierwszego wejścia |
Najczęstsze pytania
Czy BookStack ma limit liczby użytkowników albo stron? Nie, liczba kont i dokumentów ograniczona jest wyłącznie zasobami Boxa, nie licencją, więc dodanie kolejnej osoby z zespołu nic nie kosztuje.
Czy trzeba zakładać osobną bazę danych przed instalacją? Nie, silnik Saplo zakłada bazę MySQL automatycznie i sam wstrzykuje dane połączenia do kontenera, do samej instalacji nie potrzebujesz żadnej zewnętrznej konfiguracji.
Czy da się przenieść istniejącą dokumentację z Confluence do BookStack? BookStack nie ma gotowego importera z Confluence, ale obsługuje import pojedynczych stron z plików HTML i Markdown, więc przeniesienie większej bazy wymaga ręcznego eksportu i wklejenia treści.
Dlaczego pierwsze logowanie odbywa się na domyślne konto, a nie kreator?
Tak działa oficjalny obraz Docker BookStacka, konto admin@admin.com jest wbudowane w obraz na sztywno, dlatego pierwszym krokiem po instalacji zawsze musi być zmiana tego hasła.
Czy mogę ograniczyć dostęp do wybranej książki tylko dla części zespołu? Tak, uprawnienia w BookStack ustawiasz nie tylko globalnie przez role, ale też osobno dla każdej półki, książki, rozdziału czy strony.
Jeśli masz pytania przy stawianiu BookStack na własnym Boxie albo organizacji dokumentacji firmowej, napisz do nas, pomożemy z pierwszą konfiguracją.