Jeśli wystawiasz faktury klientom i płacisz co miesiąc za FreshBooks albo Zoho Invoice, prędzej czy później trafisz na limit: liczby klientów, liczby faktur albo liczby użytkowników w zespole, po przekroczeniu którego trzeba przejść na droższy plan. Invoice Ninja rozwiązuje to inaczej, bo jest open source i stawiasz go na własnym serwerze. Płacisz raz za Box, a limitów klientów, faktur czy kosztorysów po prostu nie ma. Poniżej krok po kroku, jak postawić Invoice Ninja na Saplo.
Dla kogo jest Invoice Ninja
Zanim zainstalujesz, sprawdź, czy to narzędzie pasuje do tego, co robisz:
- wystawiasz faktury, kosztorysy albo oferty klientom regularnie - Invoice Ninja obsługuje pełny cykl od oferty, przez fakturę, po śledzenie płatności i przypomnienia,
- masz dość płacenia za kolejnego klienta w FreshBooks albo Zoho Invoice - Invoice Ninja jest open source, bez limitu klientów, faktur czy użytkowników narzucanego przez subskrypcję,
- zależy Ci, żeby dane finansowe zostały u Ciebie - baza z fakturami, klientami i płatnościami stoi na Twoim Boxie, nie na serwerach zewnętrznego dostawcy SaaS,
- potrzebujesz panelu klienta do płatności online - Invoice Ninja generuje link, pod którym klient widzi fakturę i może ją opłacić, bez zakładania konta.
Jeśli szukasz prostego generatora pojedynczej faktury PDF bez panelu i śledzenia płatności, Invoice Ninja to i tak zrobi, ale jest to narzędzie pomyślane pod stały cykl fakturowania, nie jednorazowy dokument.
Wymagania
Żeby postawić Invoice Ninja na Saplo, potrzebujesz:
- Boxa w planie M lub wyższym, bo receptura stawia trzy kontenery Docker (aplikacja, Redis, własny nginx) i wymaga minimum 1,5 GB wolnego RAM,
- minimum 5 GB miejsca na dysku,
- domeny albo subdomeny
*.saploapp.plw cenie każdego planu, pod którą stanie panel Invoice Ninja, - osobnej bazy danych NIE zakładasz ręcznie, silnik tworzy ją automatycznie we współdzielonej bazie MySQL Saplo,
- własnego serwera SMTP, jeśli chcesz, żeby faktury faktycznie wysyłały się mailem do klientów, o czym więcej w sekcji pierwszej konfiguracji poniżej.
Instalacja krok po kroku
- W panelu Saplo wejdź w Katalog aplikacji i wybierz Invoice Ninja (kategoria "Biznes").
- Wskaż Box w planie M lub wyższym z minimum 1,5 GB wolnego RAM oraz domenę albo subdomenę, pod którą stanie panel.
- Zatwierdź instalację. Silnik instaluje Docker CE, jeśli jeszcze nie ma go na Boxie, pobiera oficjalny obraz
invoiceninja/invoiceninja-debian(około 2 GB, z wbudowanym Chrome do generowania PDF faktur) i zakłada bazę we współdzielonym MySQL Saplo. - Obok aplikacji silnik uruchamia własny kontener Redis pod cache, kolejkę i sesje oraz własny kontener nginx, który serwuje pliki statyczne i przekazuje ruch PHP do aplikacji, a box'owy nginx proxuje już tylko do tego kontenera.
- Pierwsze uruchomienie obejmuje migrację bazy, wygenerowanie szablonów faktur i założenie konta administratora, więc instalacja trwa dłużej niż przy prostszych recepturach, silnik czeka, aż kontener faktycznie wystartuje, zamiast poprzestać na samym uruchomieniu.
- Pod wskazaną domeną pojawia się ekran logowania Invoice Ninja.
Pierwsze logowanie i konfiguracja
- Wejdź pod domenę, którą wskazałeś przy instalacji.
- Zaloguj się danymi administratora z pliku
INVOICENINJA-SETUP.txtw katalogu aplikacji, adres toadmin@<Twoja-domena>, hasło jest wygenerowane losowo przy instalacji. - Zmień hasło od razu w Ustawienia -> Konto i hasło.
- Domyślnie Invoice Ninja tylko zapisuje wysyłane maile do logu, nie wysyła ich naprawdę, więc jeśli chcesz, żeby faktury i przypomnienia o płatności trafiały do klientów, skonfiguruj własny serwer SMTP w Ustawienia -> Ustawienia poczty.
- Uzupełnij dane firmy, logo i numerację faktur w Ustawienia -> Ustawienia firmy, zanim wystawisz pierwszy dokument.
Invoice Ninja na Saplo kontra alternatywy
| Faktury ręcznie / arkusz kalkulacyjny | FreshBooks / Zoho Invoice (SaaS) | Invoice Ninja na Saplo | |
|---|---|---|---|
| Limit klientów i faktur | brak, ale bez automatyzacji | zależny od planu abonamentu | brak, płacisz tylko za Box |
| Koszt cykliczny | Twój czas | około 60 PLN miesięcznie i więcej za wyższe plany | stały koszt Boxa, bez osobnej opłaty za aplikację |
| Panel klienta z płatnością online | brak | tak | tak, link do faktury z opcją płatności |
| Gdzie są dane finansowe | Twój dysk | infrastruktura dostawcy SaaS | Twój Box, baza MySQL Saplo |
| Personalizacja szablonów faktur | pełna, ale ręczna | ograniczona do opcji dostawcy | pełna, wbudowany edytor szablonów |
Najczęstsze pytania
Czy jest limit liczby klientów albo faktur? Nie. Invoice Ninja na Saplo nie narzuca limitu klientów, faktur, kosztorysów ani użytkowników, płacisz wyłącznie za Box, na którym stoi.
Czy faktury wysyłają się automatycznie mailem do klientów? Domyślnie nie, instalacja ustawia zapisywanie wysyłanych maili do logu zamiast realnej wysyłki. Żeby faktury i przypomnienia faktycznie trafiały do skrzynek klientów, skonfiguruj własny serwer SMTP w Ustawienia -> Ustawienia poczty po pierwszym zalogowaniu.
Jakiej bazy danych używa Invoice Ninja? Współdzielonej bazy MySQL Saplo, silnik zakłada ją automatycznie przy instalacji, nie musisz stawiać własnej.
Czy mogę generować faktury w PDF? Tak, oficjalny obraz Docker ma wbudowaną przeglądarkę Chrome, która renderuje szablony faktur do PDF bez dodatkowej konfiguracji.
Dlaczego instalacja wymaga planu Box M, a nie niższego? Bo receptura stawia trzy kontenery naraz, aplikację, Redis i własny nginx, co wymaga minimum 1,5 GB wolnego RAM. Na Boxie S tyle wolnej pamięci zwykle nie ma.
Jeśli chcesz przestać płacić za kolejnego klienta w FreshBooks czy Zoho Invoice i mieć dane finansowe na własnym serwerze, Invoice Ninja na Saplo postawisz w kilka minut, napisz do nas, jeśli potrzebujesz pomocy z konfiguracją poczty.