Jak postawić Kimai na Saplo: ewidencja czasu pracy zamiast Toggl i Harvest

Pod koniec miesiąca klient pyta, na co poszły godziny z rozliczenia. Część pracy masz w kalendarzu, część w zadaniach, a krótkie konsultacje zostały tylko w pamięci. Potrzebujesz jednego miejsca, w którym zapiszesz czas i przygotujesz czytelne zestawienie. Kimai to narzędzie open source do ewidencji czasu pracy przy projektach, które możesz uruchomić na Saplo jako alternatywę dla Toggl Track lub Harvest. Poniżej przejdziesz od instalacji z katalogu do pierwszego raportu dla klienta.

Dlaczego Kimai zamiast Toggl lub Harvest

Kimai self-hosted oznacza własną instalację aplikacji: zarządzasz kontami zespołu, projektami i dostępem do danych. Na Saplo korzystasz z gotowej receptury, więc nie musisz zaczynać od ręcznej instalacji serwera WWW i bazy danych.

Kimai pozwala mierzyć czas timerem, przypisywać pracę do klientów i projektów oraz przygotowywać zestawienia godzin. Rdzeń aplikacji jest open source, a instalacja obsługuje wielu użytkowników bez opłaty licencyjnej za kolejne konto. Dodatki mogą mieć osobne warunki i ceny. Opis funkcji oraz różnice między hostingiem producenta a własną instalacją znajdziesz na oficjalnej stronie Kimai.

Dla freelancera korzyścią jest porządek w rozliczeniu. Dla agencji to również możliwość sprawdzenia, ile pracy rzeczywiście zajmują poprawki, spotkania i utrzymanie projektów. Samo postawienie aplikacji nie zastąpi jednak wspólnej zasady: każdy zapisuje czas regularnie i opisuje, czego dotyczyła praca.

Wymagania i hosting Kimai na Saplo

Receptura Kimai w katalogu Saplo deklaruje minimum 1024 MB RAM i 3 GB miejsca na dysku. To minimum instalacyjne, a nie obietnica wydajności dla dowolnej liczby osób. Jeśli na Boxie działają już inne aplikacje, uwzględnij także ich zużycie zasobów i zostaw zapas na codzienną pracę.

Przed instalacją przygotuj:

• aktywny Box z dostępnymi zasobami,
• nazwę aplikacji oraz domenę lub subdomenę dostępną w panelu,
• dostęp do plików aplikacji przez SFTP, potrzebny do odczytania danych pierwszego logowania.

Receptura korzysta z Dockera oraz bazy MySQL przygotowywanej przez platformę. Instalator łączy aplikację z bazą i tworzy konto administratora. Nie musisz samodzielnie wypełniać konfiguracji połączenia z MySQL.

Aktualną ofertę i opis wdrożenia znajdziesz na stronie Kimai na Saplo. Koszt hostingu zależy od wybranego Boxa, a dodatkowe zasoby lub płatne rozszerzenia należy uwzględnić osobno.

Instalacja krok po kroku

1. Zaloguj się do panelu Saplo i otwórz Katalog aplikacji. Wyszukaj Kimai.
2. Rozpocznij instalację, nadaj aplikacji nazwę i wskaż Box z wolnymi zasobami. Wybierz adres, pod którym chcesz korzystać z ewidencji czasu.
3. Zatwierdź formularz. Receptura pobierze obraz Kimai, połączy go z bazą MySQL i uruchomi aplikację. Pierwszy start obejmuje przygotowanie bazy, więc poczekaj na zakończenie instalacji w panelu.
4. Połącz się z Boxem przez SFTP, korzystając z danych dostępu w panelu Saplo. W katalogu aplikacji /srv/apps/<nazwa-aplikacji>/ znajdź plik KIMAI-SETUP.txt. Zawiera adres aplikacji, e-mail administratora i wygenerowane hasło.
5. Otwórz adres aplikacji przez HTTPS i zaloguj się danymi z tego pliku. Konto administratora powstaje podczas instalacji, nie zakładasz go przez publiczny formularz rejestracji.
6. Po pierwszym logowaniu zmień hasło administratora. Plik z danymi dostępu traktuj jak hasło: nie wysyłaj go klientom ani nie wklejaj do zgłoszeń pomocy.

Jeśli nie widzisz pliku z danymi logowania albo strona aplikacji nie odpowiada, sprawdź status instalacji w panelu i skontaktuj się z pomocą Saplo. Nie uruchamiaj kolejnej instalacji tylko po to, żeby odzyskać dostęp do tej pierwszej.

Pierwszy klient, projekt i zapis czasu

Zacznij od jednego rzeczywistego projektu. Przykładowo agencja obsługująca sklep internetowy może przyjąć taki podział:

Utwórz klienta, przypisz mu projekt, a następnie przygotuj aktywności, których faktycznie używasz. Nie zaczynaj od kilkudziesięciu kategorii. Kilka zrozumiałych nazw ułatwi zespołowi konsekwentne zapisywanie godzin. Organizację danych opisuje dokumentacja klientów Kimai.

Wybierz projekt i aktywność, uruchom timer, a po zakończeniu zadania zatrzymaj go i dodaj opis. Gdy zapomnisz włączyć licznik, możesz uzupełnić wpis ręcznie, o ile pozwalają na to ustawienia i uprawnienia Twojego konta. Sprawdź też strefę czasową, zanim zespół zacznie ewidencjonować pracę.

Oddzielaj czas podlegający rozliczeniu od pracy wewnętrznej. Rozmowa organizacyjna i realizacja zamówionej poprawki nie zawsze powinny trafić na to samo zestawienie dla klienta. Obsługę timera, edycję wpisów i oznaczanie czasu do rozliczenia opisuje instrukcja ewidencji czasu.

Raport godzin dla klienta

Na koniec okresu rozliczeniowego wybierz klienta, projekt i zakres dat. Przejrzyj wpisy przed eksportem: popraw niejasne opisy, sprawdź przypadkowo pozostawione timery i upewnij się, że raport obejmuje właściwy okres.

Przykładowy proces dla miesięcznej obsługi sklepu:

1. Ustaw zakres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca i wybierz projekt utrzymania sklepu.
2. Sprawdź, które wpisy mają trafić do rozliczenia.
3. Wyeksportuj zestawienie, np. do PDF dla klienta albo CSV do dalszego opracowania.
4. Porównaj sumę godzin z ustalonym zakresem współpracy, zanim prześlesz raport.

Kimai udostępnia eksport m.in. do PDF, CSV i XLSX. Dostęp do danych zespołu zależy od uprawnień użytkownika. Szczegóły filtrów i formatów opisuje dokumentacja eksportu.

Kimai w zespole

Każdej osobie załóż osobne konto. Administrator służy do zarządzania aplikacją, a codzienna praca powinna odbywać się na kontach z odpowiednio dobranymi uprawnieniami. Przy kilku zespołach przypisz klientów i projekty do właściwych grup, zamiast udostępniać wszystko wszystkim. Zasady widoczności opisuje dokumentacja zespołów Kimai.

Ustal też prostą konwencję opisów. „Praca nad stroną” niewiele wyjaśnia osobie zatwierdzającej rozliczenie. „Test formularza po aktualizacji i poprawa walidacji telefonu” pozwala powiązać czas z efektem. Warto przejrzeć wspólnie pierwszy tydzień wpisów, zanim zaczniecie korzystać z raportów do rozliczeń.

Przejście z Toggl lub Harvest

Przed zmianą narzędzia zapisz, czego potrzebujesz: timerów, raportów dla klientów, stawek, integracji czy określonego sposobu zatwierdzania godzin. Sprawdź ten proces na jednym projekcie w Kimai. Nie zakładaj, że wszystkie funkcje i dodatki dotychczasowej usługi mają identyczny odpowiednik.

Praktyczny sposób przejścia to zamknięcie bieżącego okresu w starym narzędziu, zachowanie eksportów historycznych i rozpoczęcie nowego okresu w Kimai. Jeśli chcesz przenieść historię, najpierw zweryfikuj zgodność pól oraz dostępne narzędzie importu na małej próbce. Instalacja Kimai z katalogu Saplo nie przenosi automatycznie danych z Toggl ani Harvest.

Najczęstsze pytania

Czy Kimai wymaga SSH?

Do instalacji z katalogu i codziennego korzystania w przeglądarce nie potrzebujesz SSH. Dane pierwszego logowania odczytasz z KIMAI-SETUP.txt przez SFTP. Zaawansowana administracja może wymagać dodatkowego dostępu lub pomocy technicznej.

Czy płacę za każdego użytkownika Kimai?

Rdzeń Kimai self-hosted nie nalicza opłaty licencyjnej za kolejne konto. Opłacasz hosting, a ewentualne płatne dodatki mają własne warunki. Liczbę aktywnie pracujących osób trzeba dopasować do zasobów instalacji.

Czy baza danych działa w tym samym kontenerze co aplikacja?

Receptura Saplo podłącza Kimai do bazy we współdzielonej usłudze MySQL platformy. Nie stawia osobnego kontenera MySQL razem z aplikacją. Przy planowaniu kopii zapasowej uwzględnij zarówno bazę, jak i pliki aplikacji, zamiast zakładać, że sam katalog Kimai zawiera wszystkie dane.

Czy eksport raportu zastępuje kopię zapasową?

Nie. Raport godzin służy do rozliczeń, a nie do odtworzenia kont, konfiguracji i całej historii aplikacji. Sprawdź zakres kopii dostępnych w swoim planie i sposób odzyskania danych przed oparciem na Kimai codziennej pracy zespołu.

Od czego zacząć?

Otwórz ofertę hostingu Kimai na Saplo, wybierz Box odpowiedni do obciążenia i uruchom aplikację z katalogu. Dodaj jednego klienta, jeden projekt i kilka wpisów czasu. Gdy przygotujesz pierwszy poprawny raport, przenieś ten sam sposób pracy na pozostałe projekty.