Firma, która wymienia się z klientami plikami Word, Excel i PowerPoint, prędzej czy później zaczyna płacić za pakiet biurowy w chmurze: Microsoft 365 w planie dla małego zespołu kosztuje 120 zł miesięcznie, czyli 1440 zł rocznie, a rachunek rośnie z każdym kolejnym kontem w zespole. OnlyOffice Document Server to otwarty edytor dokumentów działający w przeglądarce, który otwiera i zapisuje prawdziwe pliki docx, xlsx i pptx bez konwersji do własnego formatu, a kilka osób może edytować ten sam dokument jednocześnie i widzieć nawzajem swoje zmiany na bieżąco. Stawiasz go na własnym Boxie, pod własną domeną, a dokumenty zostają na Twojej infrastrukturze. Poniżej krok po kroku, jak postawić OnlyOffice na Saplo.
Dlaczego OnlyOffice zamiast Microsoft 365
Płatny pakiet biurowy w chmurze ma sens, dopóki zespół jest mały i wszystkim wystarcza to samo konto. Problemy zaczynają się, gdy rośnie liczba osób, które muszą coś dopisać do umowy, oferty czy budżetu:
- abonament liczony od osoby, Microsoft 365 dla małego zespołu to 120 zł miesięcznie, czyli 1440 zł rocznie, a każda kolejna osoba dorzuca się do rachunku co miesiąc, niezależnie od tego, jak często faktycznie edytuje dokumenty,
- dokumenty leżą w chmurze dostawcy, więc umowy, budżety i oferty są poza infrastrukturą firmy, a to, gdzie fizycznie leżą i kto ma do nich dostęp, decyduje dostawca, nie Ty,
- darmowe edytory zamieniają formaty na własne, Google Docs i podobne narzędzia konwertują plik przy imporcie, przez co układ dokumentu, style i część funkcji potrafią się rozjechać, co boli najbardziej w plikach wymienianych z klientami.
OnlyOffice Document Server nie ma żadnej z tych wad: edytuje pliki docx, xlsx i pptx w ich natywnych formatach, obsługuje wspólną edycję w czasie rzeczywistym, a całość działa na Twoim Boxie. Dokument otwarty w OnlyOffice ma po zapisaniu ten sam format, w jakim go wgrałeś, więc krąży między Tobą a klientem bez konwersji w obie strony.
Wymagania
Żeby postawić OnlyOffice na Saplo, potrzebujesz:
- Boxa z uruchomionym Dockerem (silnik włącza go automatycznie przy instalacji z katalogu),
- minimum 4 GB wolnego RAM na Boxie i 10 GB miejsca na dysku, czyli najtańszy plan, który to udźwignie, to Box L za 599 zł rocznie (konwersja i renderowanie dokumentów są ciężkie na CPU i RAM, dlatego ta aplikacja nie zejdzie na mniejszy plan),
- domeny albo subdomeny *.saploapp.pl w cenie każdego planu, pod którą stanie edytor,
- osobnej bazy danych NIE potrzebujesz, oficjalny obraz OnlyOffice ma w środku własną bazę PostgreSQL, kolejkę RabbitMQ i cache Redis, więc silnik Saplo stawia jeden kontener.
Pełny opis aplikacji i jej miejsce w katalogu znajdziesz na stronie OnlyOffice na Saplo.
Instalacja krok po kroku
- W panelu Saplo wejdź w Katalog aplikacji i wybierz OnlyOffice (kategoria "Narzędzia dla firmy").
- Wskaż Box z minimum 4 GB wolnego RAM i 10 GB wolnego dysku oraz domenę albo subdomenę, pod którą stanie edytor.
- Zatwierdź instalację. Silnik pobiera oficjalny obraz
onlyoffice/documentserver, stawia jeden kontener z wbudowaną bazą i kolejką, generuje losowy sekret JWT i wystawia stronę przez nginx Boxa z darmowym SSL. - Pierwszy start kontenera inicjalizuje wewnętrzną bazę PostgreSQL i kolejkę RabbitMQ, a sam obraz waży ponad 1,5 GB, więc instalacja potrafi potrwać kilka minut zamiast zwykłych kilkunastu sekund. Silnik czeka, aż edytor faktycznie odpowie po HTTP, zanim uzna instalację za zakończoną.
- Po zakończeniu instalacji edytor działa pod wskazaną domeną, a dane do integracji z innymi aplikacjami (adres Document Servera i sekret JWT) trafiają do pliku
ONLYOFFICE-SETUP.txtw katalogu aplikacji.
OnlyOffice to silnik edycji, nie magazyn plików
Document Server sam nie pokazuje listy Twoich dokumentów, bo to silnik edycji: otwiera, renderuje i zapisuje pliki, które podają mu inne aplikacje. Żeby w praktyce edytować dokumenty zespołu, połącz go z aplikacją, która je przechowuje:
- Nextcloud z wtyczką ONLYOFFICE to najczęstsza para: pliki leżą na Twoim dysku zespołowym, a kliknięcie w dokument otwiera go w OnlyOffice do wspólnej edycji. Nextcloud też stawiasz jednym kliknięciem z katalogu Saplo,
- własna aplikacja przez API: jeśli budujesz system, w którym klient ma edytować umowę albo ofertę prosto w Twoim interfejsie, Document Server udostępnia edytor i konwerter dokumentów przez API.
W ustawieniach integracji (w Nextcloud: Ustawienia administracyjne -> ONLYOFFICE) podajesz dwie wartości z pliku ONLYOFFICE-SETUP.txt: adres URL Document Servera i sekret JWT. JWT jest włączony celowo: bez niego każdy, kto trafiłby na publiczną domenę edytora, mógłby kazać serwerowi otworzyć i skonwertować dowolny plik z dowolnego adresu URL. Integracja bez podania sekretu dostanie błąd autoryzacji i tak ma pozostać.
OnlyOffice na Saplo kontra Microsoft 365
| Microsoft 365 dla małego zespołu | OnlyOffice na Saplo | |
|---|---|---|
| Koszt roczny | 1440 zł (120 zł/mc) | 599 zł (Box L) |
| Opłata za kolejną osobę | tak, abonament rośnie z zespołem | brak, liczy się zasób Boxa |
| Format plików | docx, xlsx, pptx | docx, xlsx, pptx, bez konwersji |
| Gdzie leżą dokumenty | w chmurze Microsoftu | na Twoim Boxie |
| Wspólna edycja na żywo | tak | tak, w czasie rzeczywistym |
| Poczta, kalendarz, komunikator | w pakiecie | poza zakresem, to edytor dokumentów |
Najczęstsze pytania
Czy OnlyOffice w pełni zastąpi Microsoft 365? Jako edytor dokumentów tak: Word, Excel i PowerPoint z natywnymi formatami i wspólną edycją w czasie rzeczywistym. OnlyOffice nie jest pocztą, kalendarzem ani komunikatorem, te elementy pakietu zastąpisz na Saplo osobnymi aplikacjami, a skrzynki pocztowe masz w cenie każdego planu.
Czy pliki muszą być konwertowane do formatu OnlyOffice? Nie, edytor działa bezpośrednio na formatach docx, xlsx i pptx. Dokument zapisany w OnlyOffice ma ten sam format, w jakim został otwarty, więc wymiana plików z klientami działa bez konwersji w obie strony.
Czy potrzebuję osobnej bazy danych? Nie, obraz OnlyOffice ma w środku własną bazę PostgreSQL, kolejkę RabbitMQ i cache Redis. Silnik Saplo stawia jeden kontener, a dane edytora zapisują się w wolumenach na Twoim Boxie.
Dlaczego instalacja trwa kilka minut? Pierwszy start kontenera inicjalizuje wewnętrzną bazę i kolejkę, a sam obraz waży ponad 1,5 GB. To koszt jednorazowy: kolejne starty kontenera są szybsze, a silnik i tak czeka, aż edytor odpowie po HTTP, zanim zgłosi instalację jako zakończoną.
Ile osób może edytować dokument jednocześnie? OnlyOffice nie liczy użytkowników ani edycji, realnym limitem są zasoby Boxa. Konwersja i renderowanie dokumentów mocno obciążają CPU i RAM, dlatego receptura wymaga minimum 4 GB RAM i nie zejdzie na plan tańszy niż Box L.
Czy mogę podłączyć OnlyOffice do Nextcloud postawionego na Saplo?
Tak, to najczęstszy scenariusz: w Nextcloud instalujesz aplikację ONLYOFFICE z listy wbudowanych i podajesz adres Document Servera oraz sekret JWT z pliku ONLYOFFICE-SETUP.txt. Od tej chwili dokumenty z Twojego dysku zespołowego otwierają się w edytorze na tym samym Boxie albo na sąsiednim.
Jeśli zespół płaci za Microsoft 365 głównie po to, żeby edytować dokumenty, napisz do nas, pomożemy dobrać Box i postawić OnlyOffice razem z Nextcloud.