Faktury w mailu, umowy w segregatorze, potwierdzenia przelewów w folderze "do wysłania księgowej" - każda mała firma zna ten bałagan. Paperless-ngx to open source archiwum dokumentów, które skanuje albo przyjmuje pliki, rozpoznaje w nich tekst przez OCR (również po polsku) i wrzuca wszystko do przeszukiwalnej bazy. Wpisujesz fragment treści faktury i dostajesz dokument w kilka sekund, zamiast przeglądać foldery ręcznie. Poniżej krok po kroku, jak postawić Paperless-ngx na Saplo.
Dlaczego Paperless-ngx do archiwum faktur
Foldery na dysku albo w chmurze (Dysk Google, Dropbox) działają, dopóki dokumentów jest kilkadziesiąt. Przy kilkuset fakturach rocznie ten sposób zaczyna zawodzić:
- szukanie po nazwie pliku, nie po treści - "faktura_2026_03_15_final2.pdf" nic nie mówi o tym, co jest w środku, trzeba otwierać pliki po kolei,
- brak OCR - skan faktury to dla wyszukiwarki plików zwykły obrazek, tekstu w nim nie znajdziesz,
- brak porządku - kategorie, tagi i typy dokumentów trzeba pilnować ręcznie, nikt nie robi tego konsekwentnie przez cały rok,
- brak historii - gdy plik zostanie nadpisany albo przeniesiony, nikt nie wie, kto i kiedy to zrobił, a przy kontroli podatkowej to bywa problemem.
Paperless-ngx OCR-uje każdy wgrany dokument (język polski włączony domyślnie w recepturze Saplo), wyciąga z niego tekst i pozwala szukać po treści, dacie, nadawcy, tagu czy typie dokumentu. Do każdego dokumentu dopisuje też metadane i historię edycji, więc widać, kiedy trafił do archiwum i kto go ostatnio zmieniał. Całe archiwum stoi na Twoim własnym Boxie, bez opłaty za kolejny gigabajt czy kolejne konto w zewnętrznej usłudze.
Wymagania
Żeby postawić Paperless-ngx na Saplo, potrzebujesz:
- Boxa z uruchomionym Dockerem (silnik włącza go automatycznie przy instalacji z katalogu, wymagane jest nesting w kontenerze, co Saplo ma domyślnie),
- minimum 2 GB RAM i 15 GB wolnego dysku na Boxie (OCR i indeksowanie pełnotekstowe są cięższe niż np. Vaultwarden czy WordPress, dysk rośnie wraz z archiwum skanów),
- domeny albo subdomeny
*.saploapp.plw cenie każdego planu.
Paperless-ngx, podobnie jak Baserow czy Cal.com, nie korzysta ze współdzielonej bazy Saplo. Receptura stawia obok aplikacji własny kontener PostgreSQL na dane dokumentów oraz Redis jako broker kolejki zadań OCR, więc instalacja nie wymaga żadnej osobnej bazy danych z katalogu. Jeśli archiwum urośnie do kilku tysięcy dokumentów rocznie, warto rozważyć dodatek backupu dziennego z panelu, żeby kopia bazy i wgranych skanów szła codziennie poza Box.
Instalacja krok po kroku
- W panelu Saplo wejdź w Katalog aplikacji i wybierz Paperless-ngx (kategoria "Biznes").
- Wskaż Box, na którym ma stanąć, i domenę albo subdomenę, pod którą będzie dostępne archiwum.
- Zatwierdź instalację. Silnik stawia trzy kontenery Docker: oficjalny obraz
ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, własny PostgreSQL na dane i Redis jako kolejkę zadań OCR, a następnie wystawia panel pod wskazaną domeną przez nginx z darmowym SSL. - Obraz przy pierwszym starcie doinstalowuje pakiet języka polskiego dla OCR i uruchamia migracje bazy, więc instalacja trwa dłużej niż przy lżejszych recepturach z katalogu, licz się z kilkudziesięcioma sekundami.
- Po zakończeniu domena odpowiada ekranem logowania Paperless-ngx.
Pierwsze logowanie
W odróżnieniu od Baserow czy Cal.com (gdzie pierwsze konto zakłada się ręcznie przez formularz rejestracji), Paperless-ngx dostaje konto administratora wygenerowane automatycznie przy instalacji, tak samo jak Listmonk czy Hermes Agent.
- Login i losowe hasło administratora znajdziesz w pliku
PAPERLESS-SETUP.txtw katalogu aplikacji na Boxie. - Zaloguj się na wskazanej domenie i od razu zmień hasło w Ustawienia -> Użytkownicy i grupy.
- W Ustawieniach możesz dodać kolejnych użytkowników dla innych osób z zespołu albo księgowej, każdy z osobnym loginem i uprawnieniami. Dostęp da się ograniczyć tak, żeby księgowa widziała tylko dokumenty otagowane jako faktury, a nie całe archiwum firmy.
Dodawanie dokumentów i OCR
- Najprostszy sposób to przeciągnięcie pliku PDF albo zdjęcia wprost do okna przeglądarki na stronie głównej panelu.
- Paperless-ngx automatycznie OCR-uje treść (język polski włączony domyślnie w recepturze), rozpoznaje datę dokumentu i proponuje typ oraz tagi na podstawie wcześniej ustawionych reguł.
- W Tagi i Typy dokumentów ustawiasz własną klasyfikację, np. "Faktura kosztowa", "Umowa", "Pismo urzędowe" - kolejne dokumenty można dopasowywać do tych reguł automatycznie, bez ręcznego tagowania każdego pliku z osobna.
- W polu wyszukiwania wpisujesz dowolny fragment treści (nazwę kontrahenta, numer faktury, kwotę) i dostajesz dokument, nawet jeśli to był skan bez warstwy tekstowej.
- Dla stałych nadawców, na przykład jednego dostawcy prądu czy jednej hurtowni, warto ustawić reguły automatycznego przypisywania typu i tagu, tak żeby po kilku miesiącach większość dokumentów klasyfikowała się sama, a Ty tylko potwierdzasz wynik.
Automatyzacja i dostęp przez API
Paperless-ngx ma wbudowane REST API, więc archiwum da się podpiąć pod scenariusze automatyzacji zamiast obsługiwać je ręcznie za każdym razem. Najczęstszy wzorzec na Saplo to postawienie obok siebie Paperless-ngx i n8n z tego samego katalogu aplikacji: n8n odbiera załącznik ze skrzynki pocztowej albo z formularza, wysyła go do Paperless-ngx przez API razem z gotowym tagiem i typem dokumentu, a Ty dostajesz gotowe archiwum bez klikania w panelu. Podobnie da się podłączyć folder synchronizacji (np. WebDAV) jako "consumption directory", z którego Paperless-ngx sam pobiera nowe pliki co kilka minut i je OCR-uje, co przydaje się, gdy księgowa woli wrzucać skany do wspólnego folderu zamiast logować się do panelu.
Paperless-ngx na Saplo kontra foldery na dysku
| Foldery na dysku/w chmurze | Paperless-ngx na Saplo | |
|---|---|---|
| Szukanie | po nazwie pliku | po treści dokumentu (OCR), dacie, tagu |
| OCR skanów | brak | wbudowany, język polski domyślnie |
| Klasyfikacja | ręczna, zależy od dyscypliny | tagi i typy dokumentów, można automatyzować |
| Historia zmian | zwykle brak | każdy dokument ma zapisaną historię edycji |
| Dostęp dla zespołu | współdzielony folder, bez kontroli | osobne konta i uprawnienia |
| Gdzie są dane | dysk lokalny albo cudza chmura | Twój Box |
| Koszt kolejnego GB | zależny od planu chmury | w cenie planu Saplo |
Najczęstsze pytania
Czy OCR działa z polskimi znakami?
Tak, receptura Saplo włącza język polski OCR domyślnie (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE i PAPERLESS_OCR_LANGUAGES ustawione na pol), więc faktury i umowy po polsku są rozpoznawane od razu po instalacji, bez dodatkowej konfiguracji.
Skąd wziąć dane logowania po instalacji?
Z pliku PAPERLESS-SETUP.txt w katalogu aplikacji na Boxie, login i hasło administratora są generowane losowo przy instalacji i zapisywane tam automatycznie.
Ile dysku potrzebuje archiwum faktur? Zależy od liczby i wielkości skanów, minimum receptury to 15 GB. Przy regularnym użyciu warto pilnować wolnego miejsca na Boxie i dokładać dysk, gdy archiwum rośnie, dodatek +25 GB SSD dokłada się z panelu bez restartu aplikacji, więc archiwum nie musi się przenosić na inny Box.
Czy mogę dodawać dokumenty mailem? Paperless-ngx umie odbierać dokumenty ze skrzynki pocztowej skonfigurowanej w panelu (Ustawienia -> Konta pocztowe), więc faktury przesyłane mailem mogą trafiać do archiwum bez ręcznego wgrywania, wystarczy podpiąć skrzynkę, na którą trafiają faktury od dostawców.
Czy mogę mieć Paperless-ngx i inną aplikację na jednym Boxie? Tak, każdy plan ma nieograniczoną liczbę aplikacji, ograniczeniem jest wyłącznie RAM i dysk Boxa.
Co się stanie z dokumentami, jeśli usunę aplikację? Skany i baza danych żyją w wolumenach kontenera na Boxie, więc zostają do momentu ręcznego usunięcia aplikacji z panelu. Przed usunięciem warto pobrać eksport archiwum (Ustawienia -> Eksport) albo mieć włączony dodatek backupu, żeby nie stracić historii dokumentów razem z aplikacją.
Jeśli masz pytania przy stawianiu Paperless-ngx na własnym Boxie albo porządkowaniu archiwum faktur, napisz do nas, pomożemy z pierwszą konfiguracją.